La Secretaría Municipal estará a cargo de un Secretario Municipal, cuyas funciones principales serán dirigir las actividades de secretaría administrativa del Alcalde y del Concejo Municipal y desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales.
La Secretaría Municipal tiene por objeto dar un adecuado apoyo administrativo al Alcalde y al Concejo.
Las funciones principales de la Secretaría Municipal son:
A.- El Secretario Municipal deberá desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales:
a-1) Asistir y tomar acta de las sesiones del Concejo.
a-2) Refrendar y transcribir las resoluciones del Alcalde, los acuerdos del Concejo.
a-3) Llevar un registro público y certificar el depósito del acta constitutiva de las organizaciones comunitarias, en conformidad con la Ley.
a-4) Certificar las demás actuaciones municipales que establezca la Ley cuando le sean solicitadas.
B.- Dirigir las actividades de secretaría administrativa del Alcalde.:
b-1) Realizar la recepción, tramitación, despacho y archivo de la documentación municipal.
b-2) Revisar a diario toda la documentación que ingresa al Municipio vía Oficina de Partes, providenciarla y solicitar los antecedentes que sean necesarios.
b-3) Revisar a diario la documentación proveniente de las diferentes Direcciones Municipales para firma del Sr. Alcalde, solicitar antecedentes necesarios y clasificarlos.
b-4) Supervisar el despacho oportuno de la correspondencia por la Oficina de Partes.
b-5) Redactar las respuestas sobre solicitudes de vecinos.
C.- Dirigir las actividades de secretaría administrativa del Concejo:
c-1) Comunicar o transcribir los acuerdos adoptados por el Concejo a las autoridades, organizaciones o personas que corresponda.
c-2) Ejercer las tareas propias de Secretaría, de acuerdo a las instrucciones que imparta el Concejo, su Presidente y a lo que dispone el Reglamento Interno del Concejo.
c-3) Proponer y preparar los antecedentes de los temas de la Tabla que se tratará en las sesiones del Concejo.
c-4) Efectuar y despachar las citaciones a los Señores Concejales para las sesiones ordinarias y extraordinarias del Concejo con la debida antelación, adjuntando la tabla correspondiente y copia del Acta de la sesión anterior.
c-5) Llevar y mantener al día los Libros de Actas de las sesiones del Concejo, insertando los documentos que éste determine.
c-6) Redactar y despachar las citaciones o invitaciones a funcionarios municipales o a personas ajenas al Municipio, que determine el Concejo.
c-7) Redactar y despachar los oficios por los cuales se soliciten informes o asesorías que el Concejo estime necesario.
c-8) Recibir, registrar y archivar, según corresponda, la documentación que reciba el Concejo, como también despachar la correspondencia que emane del mismo.
D.- Certificar la vigencia de la personalidad jurídica a las organizaciones comunitarias.
E.- Aprobar u objetar la constitución de las organizaciones comunitarias, como asímismo la reforma de sus estatutos, en conformidad a la Ley.
F.- Cumplir las demás funciones que la Ley y el Alcalde le encomienden.
secretariomunicipal@muniolivar.cl
722-358352